ADATKEZELÉSI TÁJÉKOZTATÓ
XIII. Nemzetközi Csillagászati és Asztrofizikai Diákolimpia kapcsán

Jelen Adatkezelési tájékoztató célja, hogy felhívjuk az Ön figyelmét a XIII. Nemzetközi Csillagászati és Asztrofizikai Diákolimpia – továbbiakban: rendezvény – során történő adatkezeléseinkre.

1. Kihez fordulhat?

A rendezvény kapcsán a szakmai és technikai szervezők együttműködésével közös adatkezelés történik, így adatait az alábbi személyek kezelik, mint adatkezelők – továbbiakban együttesen: adatkezelő. Tájékoztatjuk, hogy az adatkezelők egymás közötti megállapodásukban a Magyar Csillagászat Nonprofit Kft.-t jelölték ki adatkezeléssel kapcsolatos kapcsolattartónak. Forduljon a kijelölt kapcsolattartó adatkezelőhöz bizalommal az alábbi elérhetőségek valamelyikén, amennyiben az adatkezeléssel kapcsolatosan kérdése adódna.

DIAMOND CONGRESS Kft .
Székhely: 1012 Budapest, Vérmező út 8.
Iroda és központi ügyintézés helye: 1015 Budapest, Csalogány utca 28.
Adatvédelmi ügyekben kapcsolattartásra jogosult személy: Varga Attila ügyvezető
Elérhetőségek:  diamond@diamond-congress.hu, telefon:+3612250210, www.diamond-congress.hu.

Magyar Csillagászat Nonprofit Kft. továbbiakban: MCSN Kft
Dr. Kiss Áron Keve, ügyvezető 
Levelezési cím: 1121 Budapest, Konkoly Thege Miklós út 15-17.
Székhely: 9400 Sopron, Csatkai Endre u. 6-8.
E-mail: magyarcsillagaszat@gmail.com 
Tel: +36 30 358 5120 

Szegedi Tudományegyetem  Bajai Obszervatóriuma
kapcsolattartó neve: Hegedűs Tibor igazgató
levelezési cím: 6500 Baja, Szegedi út III/70.
tel.: +36 (79) 424 027 
e-mail cím: hege@electra.bajaobs.hu
honlap cím: http://www.bajaobs.hu

Tájékoztatjuk arról, hogy a rendezvény lebonyolításában alvállalkozók vesznek részt. Alvállalkozóink közül az alábbi személyek ismerhetik meg adataikat, ők adatfeldolgozónak minősülnek:

Vízió Hungary Communication Kft.
Cím: 1027 Budapest, Bem József u. 6. fszt.

általa megismerhető adatok: regisztrációs űrlapok adatai, fotók, videók, versenyeredmények.

Borsai Eszter e.v.
Cím: 1037 Budapest, Aranyvölgy u. 18.

általa megismerhető adatok: versenyeredmények, guide-ok, versenyfelügyelők adatai.

Tájékoztatjuk arról, hogy adatfeldolgozóinkkal minden esetben olyan szerződést kötünk, amelyben kötelezzük őket a jelen tájékoztató szerinti adatkezelésre. Ennek betartását ellenőrizzük is.

2. Milyen főbb jogi előírások mentén járunk el?

Tájékoztatjuk, hogy az Ön személyes adatait az adatkezelő

• a természetes személyeknek a személyes adatok kezelése tekintetében történő védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról, valamint a 95/46/EK rendelet hatályon kívül helyezéséről szóló 2016/679 az Európai Parlament és a Tanács rendeletének, valamint
• az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény rendelkezései szerint kezeli.

3. Van-e Adatvédelmi Szabályzata az adatkezelőknek?

A Diamond Congress Kft adatvédelmi szabályzata elérhető
magyarul http://www.diamond-congress.hu/hu/adatvedelmi-nyilatkozat/
angolul: http://www.diamond-congress.hu/privacy-policy/ 

A Magyar Csillagászat Nonprofit Kft. adatvédelmi szabályzata elérhető az ioaa2019.hu honlap Adatkezelési Tájékoztató aloldalán.

A Szegedi Tudományegyetem Adatvédelmi Szabályzata az alábbi linken érhető el: 

http://www.u-szeged.hu/szabalyzatok

4. Milyen adatkezeléseket valósítunk meg?

4.1. Adatkezelési tevékenységünk

Az adatkezelés során az alábbi adatkezelési tevékenységeket végezzük:

A személyes adatát Ön rögzíti a rendszerünkben, kérés esetén azt mi rögzítjük. A rendezvényen történő szolgáltatások nyújtása érdekében az adatokat lekérdezzük, rendszerezzük, tároljuk, azokba betekintünk, azokat felhasználjuk. Adattovábbítás, korlátozás és megsemmisítés a későbbiekben leírtak szerint történik. Személyes adatai az Ön számára a regisztrációs adatbázis megnyitása és lezárása között végig hozzáférhetőek, így adatait Ön meg tudja változtatni. 

4.2. Milyen személyes adatokat kezelünk, milyen célból és jogalapon?

Az adatkezelés célja, hogy az Ön számára a rendezvényen szakmai, technikai és adminisztratív szolgáltatásokat nyújtsunk, azaz Ön a rendezvényen részt tudjon venni, a szolgáltatásokat igénybe tudja venni. A rendezvényen részt vevő segítőszemélyzet esetén az adatkezelés célja a fentieken túl a szervezés és logisztika gördülékeny lebonyolítása.

Az adatkezelés jogalapja az Önnel létrejött szerződés a rendezvényen történő részvételét, és az Ön számára nyújtandó szolgáltatásokat illetően. 

Az étel és allergia információk kezelésének célja, hogy egészségét megőrizzük, ezen információk kezelésének jogalapja az Ön hozzájárulása az adatkezeléshez azáltal, hogy ezen információkat számunkra önkéntesen megadta.

A versenyeredmények közzétételének célja a verseny lebonyolításának és tisztaságának dokumentálása, jogalapja az adatkezelő célhoz fűződő jogos érdeke.

A kezelt személyes adatok:

Felnőttek (leader, observer) státuszú résztvevők esetén:

• Név
• Állampolgárság
• Anyja neve:
• Születési hely, idő
• E-mail cím
• Küldő intézmény
• Útlevélszám (külföldi állampolgár esetében)
• Ön által megadott étel és allergia információk

Diákok:

• Név
• Állampolgárság
• Anyja neve
• Születési hely, idő
• Küldő Intézmény
• Útlevélszám (külföldi állampolgár esetében)
• Ön által elért versenyeredmények.
• Ön által megadott étel- és allergia információk
• Úszás képessége (tud biztonsággal úszni/ nem tud) 
• Neme (szobabeosztás miatt)

Szervezők és segítők esetében

• Név:
• Születési név:
• Anyja neve:
• Adóazonosító jele:
• Állampolgársága:
• Neme:
• TAJ száma:
• Szül. hely, idő:
• Állandó lakhelye:
• Levelezési címe:
• Nyugdíjfolyósításban részesül-e?
• Nyugdíj típusa:
• Jogosultság kezdete:
• Főállású munkahellyel rendelkezik? teljes/részmunkaidős?
• Email cím
• Telefonszám

Alvállalkozókkal, beszállítókkal kapcsolatos személyes adat kezelés:

• Cég neve:
• Kapcsolattartó neve:
• Székhelye:
• Adószáma:
• Bankszámlaszáma:
• Telefonszám: 
• Email cím

Versenyeredmények kezelése

Kezelendő adatok:

• versenyző neve
• országa és országkódja
• az egyes fordulók és az összesített verseny rész- és végpontszámai, ill. százalékos teljesítményei
• az országok és csapatok összesített eredményei

Vízumügyintézés

Kezelendő adatok:

• név:
• születés helye, ideje:
• kiindulási ország:
• nemzetiség:
• útlevélszám:
• járatszám, érkezési időpont

4.3. Kép– és hangfelvétel

Tájékoztatjuk, hogy a programon jogos érdekből kép- és hangfelvételt készítünk, általánosságban tömegfelvételek formájában. Egyben felhívjuk a figyelmét, hogy az esemény sajtónyilvános.

A Polgári Törvénykönyvről szóló 2013. évi V. törvény 2:48. § (2) bekezdése alapján a tömegfelvételek, valamint a nyilvános közéleti szereplés esetén nincs szükség az érintett hozzájárulására sem a felvétel elkészítéséhez, sem annak felhasználásához. Azonban az érintetteket előzetesen tájékoztatni kell ilyen esetben is, ezért az előzetes tájékoztatási kötelezettségünknek jelen adatkezelési tájékoztatóval és a helyszínen, a „Tájékoztatjuk, hogy jelen esemény során képfelvétel készül” figyelem-felhívás elhelyezésével teszünk eleget.

Ugyanakkor mivel az adatkezelő elkötelezett a személyes adatok valamennyi formájának védelme és biztonsága, valamint a személyiségi jogok tiszteletben tartása mellett, ezért tájékoztatjuk, hogy a tömegfelvételeket, valamint a nyilvános közéleti szereplés tekintetében a felvételeket az esemény népszerűsítésére, marketing céllal az adatkezelő online és offline csatornáin keresztül felhasználjuk.

Az esetlegesen előforduló individualizált képek elkészítéséhez és az adatkezelési módokhoz történő felhasználásához minden esetben hozzájárulást kérünk az érintett személytől a Polgári Törvénykönyvről szóló 2013. évi V. törvény 2:48 § (1) bekezdése alapján. Az önkéntes hozzájárulás megadása a regisztráció alkalmával elektronikus űrlapon történő elfogadással történik (bepipálás). Az a személy, aki nem adta hozzájárulását, eltérő színű badge-t kap a rendezvényen annak érdekében, hogy a fotós róla felvételt ne készítsen. A legnagyobb körültekintés mellett is előfordulhat, hogy hozzájárulást nem adott személyről nem szándékolt fel nem ismerés miatt kikerül fotó. Az a személy, aki nem adta hozzájárulását, és mégis fotó került ki róla, haladéktalanul értesítse az adatkezelőket a média és a fotó egyértelmű megjelölésével, akik leveszik a fotót a médiafelületről.

Az önkéntes hozzájárulás bármikor visszavonható. Erre az esetre kérjük, hogy minden esetben keresse meg a Diamond Congress Kft-t (rendezvény alatt regisztrációs desk), aki gondoskodik eltérő színű badge készítéséről az Ön számára. A verseny lezárást követően a kapcsolatartókon keresztül tudja a törléshez való jogát – beazonosítását követően- gyakorolni.

Tájékoztatjuk arról, hogy a fényképek a rendezvény képgalériájában kerülnek közzétételre az esemény honlapján és közösségi média oldalán, továbbá a rendezvény népszerűsítése érdekében megjelenhetnek sajtóorgánumokban és nyomtatott illetve elektronikus szakmai publikációkban.

4. 4. Absztraktok, poszterek, email címek

A tudományos konferenciák sajátos céljából és jellegzetességéből adódik, hogy a résztvevők önkéntesen jelentetnek meg előadásokat, posztereket, amelyek absztrakt könyvbe kerülnek. A konferencia programfüzete továbbá tartalmazza az előadók és résztvevők nevét, esetlegesen tudományos fokozatát, email címét munkahelyét.

Az előadásokat, posztereket, programfüzetet az adatkezelő 5 évig megőrzi. Tájékoztatjuk arról, hogy a program füzetben, absztrak könyvben való megjelenéssel adatai nyilvánosságra kerülnek, így azt a későbbiekben nem áll módunkban törölni.

5. Kinek továbbítjuk az adatokat? Az adatkezelőn kívül más személy megismeri-e az adataimat?

Általánosságban a rendezvényhez kapcsolódó adatok vonatkozásában nem végzünk adattovábbítást, sem belföldre, sem külföldre. A rendezvény szolgáltatók felé (szállodák, étkezés, programok) csak létszámtovábbítást végzünk, személyesen azonosítható egyedi adatokat nem továbbítunk.

Az általunk Önről kezelt adatokat csak az 1. pontban megjelölt adatkezelők vezetői illetve rendezvény felelősei által kijelölt olyan személyek kezelik, akinek hozzáférése az Ön számára nyújtandó szolgáltatások teljesítése érdekében szükséges. 

Az adatokat akkor továbbítjuk más szervezetnek, ha Ön a regisztrációs nyomtatványon külön hozzájárult ahhoz, hogy a soron következő Diákolimpia szervezője felé adatait továbbítsuk.

6. Gyűjtünk-e Önről adatot más személytől?

Nem. Az Önről kezelt adatokat Öntől kapjuk meg, más forrásból adatgyűjtést nem végzünk. A versenyre jelentkező diákok esetén szülői felelősségvállalási nyilatkozatot kérünk, melyben a diák szülője törvényes képviselője nyilatkozik a diák nevében.

7. Történik-e automatizált döntéshozatal az adatkezelések során?

Nem.

8. Hogyan és mennyi ideig tároljuk adatait?

Az adatokat az adatkezelő elsősorban elektronikus úton gyűjti és tárolja, néhány esetben pl. számlák papír alapon is rendelkezésre állnak adatok. A papír alapon kezelt személyes adatok az adatkezelő székhelyén vagy telephelyén mappákba lefűzve kerülnek tárolásra. Mind a székhelyen, mind a telephelyen csak az arra jogosult munkavállalók kezelik az adatokat, más személy a mappákhoz nem fér, és nem férhet hozzá (zárható szekrények és helyiségek).

A munkavállalók tájékoztatást kaptak arról, hogy papíralapon kezelt adatokhoz csak az arra jogosult férhet hozzá, jogosulatlan hozzáférést kötelesek megakadályozni (kulcsra ügyelni, illetéktelen harmadik személyt nem lehet nyitott szekrénynél a helyiségben egyedül hagyni).

Az elektronikus úton nyilvántartott adatok az alábbi módon kerülnek tárolásra és védelemre:

Az elektronikus úton nyilvántartott adatok az adatkezelő szerverén kerülnek tárolásra. Az informatikai hálózat külső védelméről, többszintű tűzfal-rendszer gondoskodik. 

Az adatbázisokban tárolt adatok védelmét általában kétszintű hozzáférés-védelem biztosítja. Más számítógépről nem lehet közvetlenül meghívni vagy elérni az adatbázist. Adatbázis-szinten közvetlenül az adatok csak a rendszergazda (vagy teljes joggal rendelkező adatbázis felhasználó) részére elérhetők, más személyek, csak az adatbázishoz kapcsolódó alkalmazáson keresztül érhetik el a tárolt adatokat. Ezek az alkalmazások részint elkülönülő saját felhasználó azonosítást használnak.

Az adatok törlését kérelemre az adatok kezelésével foglalkozó munkatárs végzi el, egyéb esetben folyamatosan, de legalább minden évben egy alkalommal a kezelésükre jogosult munkatársak által felülvizsgálatra kerülnek az adatok, és amennyiben megőrzésük már nem szükséges, törlésre kerülnek. A rendezvénnyel kapcsolatos személyes adatokat 5 éven belül véglegesen töröljük.

Amennyiben adatait az Ön hozzájárulása alapján kezeljük (pl. kép- és hangfelvétel) és más jogalap (pl. szerződés teljesítése) nem áll fenn, úgy adatait addig kezeljük, amíg Ön hozzájárulását vissza nem vonja, vagy az adatkezelésnek már nincsen célja és Ön adatai törléséhez hozzájárult.

Amennyiben adatait szerződés teljesítése okán kezeljük, úgy a szerződés teljesítéséig és a szerződés megszűnését követő 5 évig kezeljük, a számviteli beszámolónkat alátámasztó iratokat 8 évig őrizzük meg. Ezt követően az adatokat töröljük.

Amennyiben jogos érdek áll fenn adatai kezelése tekintetében, úgy adatait addig kezeljük, amíg a jogos érdeket fennállást igazolni tudjuk. A jogos érdek megszűnésétől számított 5. év végéig őrizzük meg adatait.

Az elektronikus adatok olyan módon kerülnek törlésre, hogy visszaállításuk ne legyen lehetséges, a papíralapú adatok megsemmisítőben vagy erre jogosítvánnyal rendelkező megsemmisítéssel főtevékenysége szerint szakszerűen foglalkozó cég megbízásával kerül sor.

9. Milyen jogai vannak a rendezvény kapcsán?

Személyes adataival kapcsolatban Önt az alábbi jogok illetik meg:

1. tájékoztatáshoz való jog – tájékoztatást kérhet személyes adatainak kezeléséről.

Kérjük, forduljon a kapcsolattartó adatkezelőhöz, aki indokolatlan késedelem nélkül, de legkésőbb a kérelme beérkezését követő 15 napon belül tájékoztatást nyújt az Ön részére.

2. hozzáféréshez való jog – hozzáférhet az általunk kezelt személyes adataihoz: regisztrációs időszak alatt bármikor, ezt követően kérjük, keresse kapcsolattartó adatkezelőnket, aki kérésére biztosítja az adatokhoz való hozzáférését
3. helyesbítéshez való jog – ha pontatlanságot észlel az általunk kezelt személyes adataiban, jogában áll javítást eszközölni, illetve amennyiben a regisztrációs időszakot követően, akkor a kapcsolattartó adatkezelőtől kérheti az adatok helyesbítését. Az adatkezelő indokolatlan késedelem nélkül elvégzi a helyesbítést a helyes adatra.
4. törléshez való jog – amennyiben önkéntes hozzájárulás alapján kezeljük adatit, kérheti személyes adatainak törlését az érintetti minőségének igazolásával együtt, írásban a kapcsolattartó adatkezelőtől.
5. tiltakozáshoz való jog – a jogos érdeken alapuló adatkezelés ellen bármikor tiltakozhat.
6. korlátozáshoz való jog – kérheti az adatainak korlátozását, pl. amikor vitatja a kezelt adatainak pontosságát, addig, amíg az adatkezelő ellenőrzi azok pontosságát.
7. jogorvoslathoz való jog – jogainak megsértése esetén jogában áll jogorvoslattal élni.

10. Milyen jogorvoslattal élhet?

10.1. Közvetlenül az adatkezelőhöz fordulhat

DIAMOND CONGRESS Kft.
Székhely: 1012 Budapest, Vérmező út 8.
Iroda és központi ügyintézés helye: 1015 Budapest, Csalogány utca 28.
Adatvédelmi ügyekben kapcsolattartásra jogosult személy: Varga Attila ügyvezető
Elérhetőségek:  diamond@diamond-congress.hu, telefon:+3612250210, www.diamond-congress.hu.

Magyar Csillagászat Nonprofit Kft. (MCSNKft.)

Adatkezelési kérdésekkel kapcsolatban kijelölt személy:
Dr. Kiss Áron Keve, ügyvezető 
Levelezési cím: 1121 Budapest, Konkoly Thege Miklós út 15-17.
Székhely: 9400 Sopron, Csatkai Endre u. 6-8.
E-mail: magyarcsillagaszat@gmail.com 
Tel: +36 30 358 5120 
www.svabhegyicsillagvizsgalo.hu

A Szegedi Tudományegyetem adatvédelmi tisztviselőjéhez fordulhat, az alábbi elérhetőségeken:

Dr. Lajkó Dóra
Cím: Szegedi Tudományegyetem, József Attila Tanulmányi és Információs Központ
6722 Szeged, Ady tér 10.
Tel.: +36 (62) 342-376, +36 (62) 544-000/2376
E-mail: dpo@gmf.u-szeged.hu

10.2.  A Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatósághoz fordulhat, az alábbi elérhetőségeken:

Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság

Cím: 1125 Budapest, Szilágyi Erzsébet fasor 22/C.
Tel.: +36 (1) 391-1400
E-mail: ugyfelszolgalat@naih.hu

10.3. Bírósághoz fordulhat

Az Ön által tapasztalt jogellenes adatkezelés jellegétől függően pert kezdeményezhet, akár a 

Hatóság ellen is. A perindítás lehetőségéről, módjáról és fórumairól az alábbi honlapon tájékozódhat: https://birosag.hu/birosagi-szervezetek

11. Van-e adatvédelmi tisztviselője az adatkezelőknek?

A Diamond Congress Kft-nek és a Magyar Csillagászat Nonprofit Kft.-nek nincsen adatvédelmi tisztségviselője. Ezen adatkezelők tekintetében a 10.1. pontban megjelölt személyeket keresheti.

A Szegedi Tudományegyetem adatvédelmi tisztviselőjének elérhetőségeit a 10.1. alpontban találhatja meg.